Privacy

In deze privacyverklaring verhelderen wij welke persoonsgegevens ScoliX verzamelt en gebruikt en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 april 2018.

 

1. Privacyverklaring ScoliX B.V.

Binnen ScoliX wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van medewerkers, kandidaten en opdrachtgevers. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld ten behoeve van het kunnen uitvoeren van het personeelsbeleid en de -administratie (medewerkers) en voor het goed kunnen uitvoeren van advies- en werving & selectie-activiteiten. Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat ScoliX zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Daarom geven wij graag inzicht in de maatregelen die wij hebben getroffen om uw privacy te beschermen.

Deze verklaring is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van ScoliX  en is in lijn met nationale en Europese  privacy wet- en regelgeving.

 

Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld.

Ten behoeve van het kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden worden de volgende persoonsgegevens door ScoliX verzameld:

  • (Voor)naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, BSN, cv, diploma’s, personele documenten, kopie ID-bewijs, pasfoto, burgerlijke staat, e-mailadres, nationaliteit, informatie over opleidingen.
  • Gegevens over beschikbaarheid, arbeidsverleden en verlof.
  • Verklaringen in het kader van de wet DBA.
  • Overige zaken voor zover wettelijk vereist of voor zo ver daarvoor toestemming is gegeven.

 

Gebruik van de persoonsgegevens.

De gegevens worden enkel verzameld voor de doeleinden zoals hiervoor beschreven en als zodanig gebruikt. Daarom passen wij de volgende principes toe bij de behandeling van persoonsgegevens.

  1. De gegevens worden verzameld en verwerkt in overeenstemming met de wettelijke rechten van betrokkene.
  2. Geschikte technische en organisatorische maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van de gegevens door onbevoegden, openbaring of verwerking.
  3. ScoliX bewaart de door u verstrekte gegevens in een beveiligde elektronische database.
  4. Deze website en het gehanteerde informatiesysteem zijn beveiligd ter voorkoming van verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaring, verandering of beschadiging van de informatie onder ons beheer.

 

Toegang tot uw gegevens

U heeft altijd het recht om uw persoonlijke gegevens in te zien die door ScoliX worden bewaard. Indien u een verzoek wilt indienen om informatie te verkrijgen en/of te wijzigen, kunt u contact opnemen met info@scolix.nl. Tevens heeft u het recht om het gebruik van uw persoonsgegevens te stoppen en uw registratie- of gehele profiel te (laten) verwijderen. Daarnaast heeft ScoliX het recht de toegang tot bepaalde delen van uw persoonsgegevens te weigeren om het recht op privacy van een andere persoon te beschermen of om te voorkomen dat inbreuk gedaan wordt op de vertrouwelijkheid van deze informatie. Tevens hebben wij het recht om uw registratie- of gehele profiel te verwijderen als we van mening zijn dat dit onjuist, verouderd of naar alle waarschijnlijkheid niet relevant is voor onze diensten.

De wijze waarop een verzoek tot inzage en correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens dient plaats te vinden wordt behandeld is geregeld in de Regeling inzage- en correctierecht persoonsgegevens ScoliX, hieronder bij 4. beschreven.

 

2. Privacymissie ScoliX B.V.

Bij ScoliX waarderen wij het door onze opdrachtgevers en kandidaten in ons gestelde vertrouwen, door persoonsgegevens aan ons beschikbaar te stellen.

Bescherming van persoonsgegevens is een van onze hoogste prioriteiten en wij onderschrijven dan ook het belang van relevante wet- en regelgeving. Persoonsgegevens die aan ScoliX worden verstrekt worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en uitsluitend verwerkt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. U kunt op elk moment inzage vragen in uw persoonsgegevens of deze laten corrigeren of verwijderen. Daartoe kunt u contact opnemen met ons.

 

3. Privacybeleid ScoliX B.V.

 Binnen ScoliX wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van medewerkers, kandidaten en opdrachtgevers. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld ten behoeve van het kunnen uitvoeren van het personeelsbeleid en de –administratie (medewerkers) en voor het goed kunnen uitvoeren van advies- en werving en selectie activiteiten. Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat ScoliX zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook ScoliX mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitaal communicatievrekeer stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. ScoliX is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. De Directie en Managing Partner van ScoliX spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. ScoliX geeft door middel van dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van ScoliX. Dit privacybeleid is in lijn met het algemene beleid van  adviesbureaus en nationale en Europese wet- en regelgeving.

 

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

ScoliX is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Uitgangspunten

ScoliX gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen en houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

 

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

 

Grondslag en doelbindinding

ScoliX zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

 

Dataminimalisatie

ScoliX verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. ScoliX streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

 

Integriteit en vertrouwelijkheid

ScoliX gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt ScoliX voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

 

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt ScoliX afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. ScoliX controleert deze afspraken periodiek.

 

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken zoveel mogelijk beperkt.

 

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

 

Rechten van betrokkenen

ScoliX honoreert alle rechten van betrokkenen.

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door de directie en managing partner van ScoliX Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op of via de website van ScoliX.

 

4. Regeling inzage en correctierecht persoonsgegevens ScoliX B.V.

Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage in en correctie van persoonsgegevens die verwerkt worden door ScoliX in haar rol als verantwoordelijke conform de bepalingen in de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Algemeen

Binnen de ScoliX organisatie is er een procedure vastgesteld waarmee betrokkenen (kandidaten en opdrachtgevers) informatie kunnen opvragen over welke persoonsgegevens ScoliX opslaat. Op basis hiervan kan een verzoek worden ingediend om inzage te verlenen in mogelijk opgeslagen persoonsgegevens van een betrokkene.

Het privacybeleid van ScoliX wordt bijgehouden op de site www.scolix.nl/privacy

 

Definities en toepassingsbereik

Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens;
  2. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;
  3. ScoliX; ScoliX B.V.
  4. verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
  5. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
  6. verantwoordelijke: degene welke alleen of tezamen met een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
  7. verzoek om inzage: een verzoek van of namens betrokkene om aan verzoeker mede te delen of, en zo ja welke, de betrokkene betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
  8. verzoek om correctie: een verzoek van of namens betrokkene om persoonsgegevens van betrokkene te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt;
  9. verzoeker: degene die een verzoek om inzage of correctie indient bij ScoliX;
  10. legitimatiebewijs: een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;
  11. derde: ieder, niet zijnde betrokkene, ScoliX, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van ScoliX of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

 

Indiening en inbehandelingneming verzoeken

Indiening van verzoeken

  1. De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen, per email of schriftelijk een verzoek om inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens in te dienen.
  2. Een ingediend verzoek wordt gedateerd en ondertekend, en bevat ten minste:
    1. de volledige naam en voorletter en het adres van de verzoeker;
    2. een kopie van een geldig legitimatiebewijs van verzoeker;
    3. de volledige naam en voorletters en het adres van de betrokkene;
    4. een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de betrokkene (ingeval dit een nader is dan de verzoeker);
    5. de geboortedatum van betrokkene;
  3. Een verzoek om correctie kan slechts worden ingediend nadat de verzoeker inzage heeft genomen in de betreffende gegevens waarop correctie wordt verzocht. De betreffende gegevens worden ter inzage aangeboden en besproken op de locatie van ScoliX in Ouderkerk aan de Amstel. In aanvulling op het gestelde in tweede en derde lid van dit artikel bevat een verzoek om correctie de aan te brengen wijzigingen.

 

Kosten van verzoeken

Aan een verzoek om inzage en een verzoek om correctie zijn geen kosten verbonden. In geval van herhaaldelijke verzoeken, meer dan 2 x per jaar, worden wel kosten in rekening gebracht. Over de hoogte hiervan wordt de verzoeker van te voren geïnformeerd.

 

Berichtgeving ontvangst en inbehandelingneming

  1. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt ScoliX een ontvangstbevestiging.
  2. De ontvangstbevestiging bevat tenminste de naam van een contactpersoon, een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek.

 

Toets op in behandeling nemen

  1. ScoliX betrekt bij de behandeling van een verzoek om inzage en/of correctie slechts die verwerkingen waarvoor het is aan te merken als verantwoordelijke.
  2. ScoliX toetst of een verzoek voldoet aan het bepaalde in Hoofdstuk 2.
  3. Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in Hoofdstuk 2 dan wordt verzoeker in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen twee weken na dagtekening aan te vullen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt verzoeker een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.

 

Procedure uitvoering inzage en correctie

Behandeling van verzoeken

  1. De verantwoordelijke privacy officer, bij ScoliX de Managing Partner, draagt zorg voor afhandeling van een verzoek om inzage dan wel correctie.
  2. Indien voor de uitoefening van het inzage- of correctierecht ook andere onderdelen/medewerkers van ScoliX moeten worden ingeschakeld, zet de Managing Partner hiertoe de nodige stappen en coördineert zij de uitvoering van de inzage of correctie.
  3. De verzoeker geeft met indiening van het verzoek impliciet toestemming dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden door de betrokken interne medewerkers van ScoliX, die nodig zijn om het verzoek af te handelen.

 

Uitvoering inzageverzoek

  1. ScoliX deelt verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van een verzoek dat voldoet aan het bepaalde in Hoofdstuk 2 en Hoofdstuk 5, mee of ScoliX persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt en of dan wel in hoeverre het verzoek om inzage wordt ingewilligd.
  2. Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt ScoliX binnen de eerst vier weken termijn de volgende gegevens ter beschikking:
    • een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;
    • een omschrijving van:
      • het doel of de doeleinden van de verwerking;
      • de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
      • de ontvangers of categorieën ontvangers;
      • alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
  3. ScoliX geeft tevens aan of zij verantwoordelijke of bewerker zijn van de betreffende gegevens.
  4. Desgevraagd verschaft ScoliX tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
  5. Een verzoek om inzage wordt geheel of gedeeltelijk geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of de rechten en vrijheden van anderen.
  6. De beslissing tot gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek om inzage vermeldt op welke gronden van lid 4 een beperking van de inzage heeft plaatsgevonden.

 

Uitvoering correctieverzoek

    1. ScoliX kan een verzoek om correctie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens aantoonbaar feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.
    2. ScoliX deelt betrokkene schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot correctie mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.
    3. ScoliX voert een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk uit.
    4. Indien de gegevens naar aanleiding van het verzoek zijn verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, dan brengt ScoliX derden aan wie de gegevens voorafgaand daaraan zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk op de hoogte van de aangebrachte wijzigingen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.
    5. Indien verzoeker daarom vraagt, doet ScoliX opgave van de derden aan wie de wijzigingen zijn medegedeeld.

 

Bezwaar en bemiddeling

      1. ScoliX wijst verzoeker in zijn beslissing op de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen besluiten die het op grond van deze regeling neemt.
      2. ScoliX wijst verzoeker in de beslissing op bezwaar op de mogelijkheid daartegen beroep aan te tekenen dan wel een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij het College bescherming persoonsgegevens/Autoriteit Persoonsgegevens.