Videomeeting: Goed voorbereid is het halve werk

Om verspreiding van het coronavirus te beperken, voeren wij in principe al onze opdrachten online uit. Tot nader order. Onze fysieke afspraken zijn vervangen door telefonisch contact of videomeetings, meestal via Teams of Skype. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u hieronder.

Voordeel videomeeting

Bellen met spraak én beeld kan via verschillende programma’s en apps. Ze werken via een internet-verbinding en er zijn geen extra kosten aan verbonden. Alles gaat gewoon door met videomeetings: voorbereidingen, gesprekken met commissies, vergaderingen of andere besprekingen. We kunnen elkaar zien en een goed gesprek voeren. Tijdens het gesprek kunt u ook uw computerscherm delen met de groep. Zo kunt u uw agenda of presentatie aan alle deelnemers tegelijk laten zien.

Wat hebt u nodig?

  • Een desktop met webcam, microfoon en luidsprekers of een laptop waarin een camera, microfoon en luidspreker zijn ingebouwd.
  • Een smartphone kan ook, maar hierdoor kunt u de andere deelnemers aan de videomeeting minder goed zien.
  • Een rustige omgeving, zodat u niet gestoord wordt.

De rest, dat regelen wij.

U krijgt een e-mail en een agenda-uitnodiging met daarin een link. U klikt op de link om deel te nemen aan de videomeeting. Binnen Microsoft Teams ziet de link er zo uit:

Bij de meeste e-mailprogramma’s komt de afspraak voor de videomeeting ook automatisch in uw digitale agenda te staan, mét de link.
Eventueel checken we voor de meeting de techniek, zodat u met een gerust gevoel begint aan het gesprek.
ScoliX beschikt over een studio met goede technische middelen. Onze videoverbindingen zijn zodanig dat het lijkt alsof je elkaar in real life ziet. Zo ondersteunen wij u veilig, AVG-proof én met de kwaliteit die u van ons gewend bent.

Welke programma’s worden gebruikt?

Voor de meetings gebruiken we Microsoft Teams, een gebruiksvriendelijk programma dat krachtig werkt. Er kunnen meerdere mensen in één scherm geplaatst worden, waardoor u toch iedereen kunt zien.

Tips voor optimaal beeld en geluid

  • Check of de camera niet afgedekt is (lenscover).
  • Belt u via uw laptop? Zorg dan dat uw laptop opgeladen is.
  • Goed geluid is belangrijk. Gebruik daarom bij voorkeur een headset of oortjes om vervelende bijgeluiden en echo’s te voorkomen. Ook zorgt dit voor focus op het gesprek.
  • Een vaste netwerkaansluiting zorgt voor een stabielere verbinding dan wifi.
  • Kies een rustige plek.
  • Zorg er voor dat er licht op uw gezicht valt, dus met het gezicht naar een raam of een lamp achter het scherm.
  • Zet de camera op ooghoogte en houdt enige afstand tot de camera.
  • Kies een neutrale, effen achtergrond of gebruik de mogelijkheid van het programma om de achtergrond te vervagen.
  • Zet uw mobiele en vaste telefoon op stil.
  • Test het beeld en geluid en klik een paar minuten voor aanvang alvast op de link voor deelname.

Tips voor een goed gesprek

  • Kijk regelmatig in de lens van de camera, dit zorgt voor ‘oogcontact’ en maakt het gesprek persoonlijker.
  • Zorg voor een ontspannen en gezonde zithouding.
  • Houd afstand tot de camera zodat uw gesprekspartners ook uw lichaamshouding waarnemen.
  • Neem net als bij ‘echte’ gesprekken af en toe pauze om een kop koffie in te schenken.
  • Stel een gespreksleider aan.
  • Spreek een gezamenlijke aanpak af, zo voorkomt u door elkaar praten en doet u recht aan iedereen.
  • Check regelmatig de voortgang op inhoud en proces, voor een goed resultaat. Vat steeds samen.
  • Spreek deelnemers ook persoonlijk aan en vraag meningen, standpunten of akkoord.